Sygnaliści
Po niemal 3 latach prace nad ustawą o ochronie sygnalistów są na ostatniej prostej – trafiły wreszcie do Sejmu. Można się spodziewać, że konieczność jej wdrożenia w podmiotach prawnych przypadnie na okres wakacyjny.
Nasza Kancelaria od początku śledzi temat sygnalistów, bierzemy czynny udział w opiniowaniu projektu ustawy. Prowadzimy już w tym zakresie szkolenia, udzielamy wypowiedzi eksperckich w mediach (na przykład tu: [LINK], [LINK], [LINK], [LINK], [LINK]) i na bieżąco monitorujemy dalszy postęp prac nad polską regulacją, uważnie analizujemy każdy kolejny publikowany projekt ustawy.
Powierz nam przygotowanie systemu ochrony sygnalistów w Twoim przedsiębiorstwie!
Warto zadbać o właściwy system zgłoszeń wewnętrznych
Informacja o naruszeniu może być zgłoszona jako:
- zgłoszenie wewnętrzne – czyli wewnątrz organizacji
- zgłoszenie zewnętrzne – czyli Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub innemu organowi publicznemu
- ujawnienie publiczne – czyli podanie informacji do szerokiej wiadomości publicznej (np. w mediach)
Uwaga!
Sygnalista sam decyduje, którą z tych ścieżek wybrać. Nie ma wymogu, aby w pierwszej kolejności dokonać zgłoszenia wewnętrznego. Sygnalista może od razu zgłosić informację o naruszeniu organowi publicznemu (lub RPO) lub podać ją do wiadomości publicznej.
Dlatego warto zadbać o dobrze funkcjonujący i przystępny system zgłoszeń wewnętrznych, aby sygnalista chciał dokonywać zgłoszeń w jego ramach. Jest to w interesie podmiotu dbającego o swój wizerunek, dążącego do przeciwdziałania naruszeniom wewnątrz organizacji.
Wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK?
To obowiązek nałożony na podmioty, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (uwaga: nie chodzi tu tylko o pracowników!) oraz wszystkie podmioty (bez względu na liczbę osób) wykonujące działalność w określonym zakresie (m.in. usługi finansowe czy ochrona środowiska).
ODPOWIEDZIALNOŚĆ KARNA
Dotkliwe kary dla osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych – za nieustanowienie procedury, ustanowienie jej niezgodnie z przepisami lub jej nieprzestrzeganie.
BEZPOŚREDNIE STOSOWANIE DYREKTYWY
Podmioty publiczne – mimo braku ustawy – są obowiązane już teraz przyjmować zgłoszenia i zapewniać ochronę sygnaliście. W relacji państwo-obywatel bezpośrednie zastosowanie znajduje bowiem Dyrektywa. Potwierdza to wyrok Sądu Rejonowego w Toruniu z 12 lipca 2023 r. (IV P 171/22).
SZCZEGÓŁOWE WYMOGI PROCEDURY
Projekt ustawy określa wymogi co do minimalnej, obligatoryjnej treści procedury oraz zasady jej ustalania.
Dlaczego wprowadzenie procedur wewnętrznych jest konieczne?
Ustawodawca polski w projekcie ustawy wybrał represyjną opcję przewidując karę grzywny za:
– nieustanowienie procedury
– ustanowienie procedury niezgodnie z przepisami
– nieprzestrzeganie procedury
Kara grzywny dotyczyć będzie m.in. osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych (niewykluczona odpowiedzialność kierownika działu HR czy kierownika działu compliance).
Konieczne jest podjęcie odpowiednich działań służących utworzeniu prawidłowo funkcjonującego systemu sygnalizacji, co pozwoli na uniknięcie tego typu uchybień.
Co musisz zrobić z chwilą wejścia w życie ustawy?
- zweryfikować aktualnie obowiązujące rozwiązania w zakładzie pracy (np. regulaminy pracy, kodeksy etyki)
- opracować i ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych
- opracować i wdrożyć sposoby przekazywania zgłoszeń (w tym zapewnić bezpieczeństwo danych)
- wyznaczyć osobę lub jednostkę do przyjmowania zgłoszeń
- wyznaczyć bezstronną osobę lub jednostkę do rozpatrywania zgłoszeń
- zapewnić zrozumiałe i łatwo dostępne informacje dla potencjalnych sygnalistów
- podejmować działania następcze po zgłoszeniach sygnalistów
- przekazywać informacje zwrotne dla sygnalistów w odpowiednim terminie
- prowadzić rejestr zgłoszeń
Uwaga – mało czasu na ustanowienie wewnętrznej procedury
Po wielu zmianach w tym zakresie, zgodnie z aktualnym projektem ustawa ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które mają wejść w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Jednak jednocześnie projekt ustawy zakłada:
- obowiązek konsultacji procedury zgłoszeń wewnętrznych z zakładowymi organizacjami związkowymi albo – jeżeli u danego podmiotu prawnego nie działa zakładowa organizacja związkowa – przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, trwających nie krócej niż 5 dni,
- 7-dniowe „vacatio legis” procedury – procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę.
Oznacza to, że prace nad wprowadzeniem procedury najbezpieczniej podjąć jak najwcześniej. Wiele wskazuje na to, że konieczność wdrożenia wewnętrznej procedury przypadnie na okres wakacyjny.
Sposoby przekazywania zgłoszeń
- droga pocztowa
- skrzynki na zgłoszenia, zapewnione przez pracodawcę
- poczta email
- dedykowana platforma online / aplikacja
- hot line lub inny system komunikacji głosowej
- bezpośrednie spotkania na wniosek sygnalisty
Wybór sposobów należy do podmiotu prawnego, przy czym wybrany sposób winien zapewniać poufność tożsamości sygnalisty i osób wskazanych w zgłoszeniu oraz uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem osobom nieupoważnionym.
Do decyzji podmiotu prawnego należy, czy w ramach wewnętrznego systemu będzie przyjmował zgłoszenia anonimowe.
Obsługa przyjmowania zgłoszeń
Wybranie właściwego sposobu przekazywania zgłoszeń jest ważne z uwagi na konieczność zapewnienia skutecznej komunikacji sygnalisty z osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń.
WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
obsługiwane przez wyznaczoną do tego celu osobę (pracownika) lub wyznaczony dział w obrębie zakładu pracy
ZEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
obsługiwane przez podmiot zewnętrzny
Zobacz różnice wybranego systemu zgłaszania nieprawidłowości
WEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
• częsty brak zasobów ludzkich do obsługi zgłoszeń
• brak odpowiedniego doświadczenia i kompetencji do obsługi zróżnicowanych zgłoszeń i dialogu z sygnalistą
• brak zaufania pracowników do systemu (możliwe „zamiatanie spraw pod dywan”)
• niechęć do objęcia funkcji osoby przyjmującej zgłoszenia
• negatywny wpływ na atmosferę w pracy
ZEWNĘTRZNA ORGANIZACJA
• zaufanie pracowników do zewnętrznego systemu
• zapewnienie bezpieczeństwa sygnalistom
• bezstronność i niezależność osób przyjmujących zgłoszenia
• zasoby i kompetencje do profesjonalnego przyjmowania zgłoszeń (prawnicy, audytorzy, inni specjaliści)
• większa otwartość na dokonywanie zgłoszeń
• oszczędność czasu
Komu dedykowana jest usługa?
Wszystkim podmiotom, które będą miały obowiązek przyjmować zgłoszenia wewnętrzne, w tym podmiotom prywatnym i publicznym:
- na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (uwaga – liczymy tu nie tylko pracowników, ale także m.in. osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych)
- bez względu na liczbę osób wykonujących pracę na ich rzecz – wykonującym działalność w określonym zakresie – usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu lub ochrony środowiska
Usługę adresujemy również do podmiotów, które nie będą miały takiego obowiązku, gdyż warto rozważyć dobrowolne ustalenie takiej procedury, co pozwoli zminimalizować ryzyko zgłoszeń zewnętrznych, czy ujawnień publicznych. Tym samym zachęcamy do kontaktu:
- podmioty prywatne i publiczne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób
- jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców
O naszej usłudze. Co robimy?
Przegląd
Weryfikujemy aktualnie obowiązujące rozwiązania (regulaminy, kodeksy etyki, opisy procesów, opisy stanowiska pracy) u Klienta.
Wdrożenie systemu sygnalizacji – procedura zgłoszeń wewnętrznych i sposoby przekazywania zgłoszeń
Opracowujemy procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Na tym etapie Kancelaria pomoże również w wyborze odpowiednich sposobów przekazywania zgłoszeń, ich opracowaniu i wdrożeniu.
Wsparcie w zakresie przyjmowania i wstępnej weryfikacji zgłoszeń
Pomagamy we wstępnej weryfikacji i ocenie, czy dane zgłoszenie spełnia warunki zgłoszenia określonego w przepisach dotyczących ochrony sygnalistów.
Wsparcie w rozpatrywaniu zgłoszeń
Wspieramy przy prowadzeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego u Klienta celem stwierdzenia, czy do zgłoszonego naruszenia rzeczywiście doszło i w jakim zakresie. Doradzamy w wyborze odpowiednich działań następczych i ich podejmowaniu.
Przeprowadzenie szkolenia
Dla prawidłowego funkcjonowania systemu sygnalizacji konieczne jest przeszkolenie jak najszerszego grona osób związanych zawodowo z Klientem. Podczas szkolenia przekazane zostaną informacje o procedurze zgłaszania naruszeń, o przysługującej ochronie i o konsekwencjach prawnych w przypadku składania fałszywych zgłoszeń.
Poufność
Wspomagamy w zabezpieczeniu interesów pracodawcy w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa i zachowania poufności.
Usługa wdrożenia systemu zgłoszeń wewnętrznych
Kancelaria Ostrowski i Wspólnicy sp.k. oferuje usługę w czterech wariantach:
- gotowy pakiet dokumentów (w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych) do wypełnienia przy pomocy szczegółowej instrukcji
- gotowy pakiet dokumentów (w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych) do wypełnienia przy pomocy szczegółowej instrukcji
- 5 godzin konsultacji w zakresie dostosowania dokumentów do Twojej organizacji
- gotowy pakiet dokumentów (w tym procedura zgłoszeń wewnętrznych) do wypełnienia przy pomocy szczegółowej instrukcji
- 5 godzin konsultacji w zakresie dostosowania dokumentów do Twojej organizacji
- szkolenie dla osób zarządzających, osób upoważnionych do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, oraz dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców
- dokumenty „szyte na miarę” w oparciu o przeprowadzony szczegółowy audyt
- bieżące wsparcie w zakresie wdrożenia dokumentów
- szkolenie dla osób zarządzających, osób upoważnionych do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, oraz dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców
- przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych w Twoim imieniu, w zależności od Twoich preferencji
*Dodatkowa opcja: wsparcie w rozpatrywaniu zgłoszeń
Oferujemy doradztwo w zakresie prowadzonego postępowania wyjaśniającego oraz w zakresie podjęcia innych działań następczych. Dzięki takiemu rozwiązaniu ograniczasz ryzyko niewłaściwego rozpatrywania zgłoszeń oraz nakład czasu i pracy przenosząc ten ciężar na podmiot trzeci.
Przygotowaliśmy dla Ciebie bezpłatne materiały
16 maj 2024
Materiał video z webinarium „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”
16 maj 2024
Prezentacja po webinarium „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”
Zapraszamy do zapoznania się z prezentacją z webinaru „Sygnaliści – jak wdrożyć i poczuć, że to ma sens?”
Skontaktuj się z nami
Zostaw dane kontaktowe, a my odezwiemy się do Ciebie, albo skontaktuj się bezpośrednio z naszym opiekunem usługi.
Izabela Błaszkiewicz
radczyni prawna,
wspólniczka zarządzająca
Agnieszka Bieniek
radczyni prawna, wspólniczka,
koordynatorka zespołu prawa pracy
Marta Trzeciak
radczyni prawna,
principal associate
Karolina Misiak
radczyni prawna,
associate